全校各单位:

为了简化因公临时出国（境）的办理流程，方便教职工办理，经国际交流部多次湖北省外办沟通协调同意因公出国申请表（湖北省外办制作）可用电子签名和电子签章代替，出访人员直接从外事系统（非自助打印终端）打印（彩打）出来交给湖北省外办驻37000cm威尼斯办事处（209）即可（省去人工盖章环节）。

说 明：

1、备案表（这个还是需要人事或组织部盖章的）是交给湖北省外办办理因公证件及证件登记用的，按照湖北省外办规定，有有效签证、免签也是需要的（不是交给国际部）

2、预算表从去年年底开始和财务部协调之后从系统中直接打印不需要盖章（双跨团组除外）

3、签证材料的还是需要纸质版，需要找湖北省外办咨询，校内审批材料上传到系统中的电子版即可

4、双跨团组中（如参加湖北省的团组）的因公出国申请表是需要手动盖章的（这是湖北省相关单位的要求），学校自己派出的团组是不再需要手动盖章了

5、登录系统可以刷校园卡或是输入工号和密码两种方式 

6、系统填报人（创建人）和团长可以打印批件和申请表，而团组中的其他成员只能打印自己的申请表 

7、自助服务打印系统可以查询谁打印的材料 

8、报销材料打印需要满足两个条件（1）出访结束后归还护照（2）上传总结表、签证签注首页及出入境页（一般归还护照的第二天就可以在各地的自助打印机上打印了）。

目前自助服务打印终端安放地点在：

文理学部 国际交流部1楼

文理学部 综合事务服务中心（当代楼）1楼

信息学部 国际交流服务中心1楼

人民医院（第一临床学院）

医学部 8号楼1楼大厅（中南医院）

因自助打印服务终端正在试用阶段，在使用过程中如发现问题请与国际交流部(港澳台事务办公室)因公临时出国（境）业务办公室联系，电话：87689059、87689079，我们将会竭诚为您服务。

                                                                       国际交流部(港澳台事务办公室)

附注：财务报销所需材料：

1、《37000cm威尼斯出国、赴港澳任务批件》;

2、《37000cm威尼斯因公临时出国（境）人员申请表》（校外人员提供其所在单位的审批表）；

3、《37000cm威尼斯因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》；财务预算表无需签字盖章

4、对方邀请函；

5、因公证件及出入境记录页复印件；

6、相关票据；

7、特殊事项说明。