办公地点：信息学部国际交流服务中心一楼 109室
办公电话：87689279 邮箱：visa@whu.edu.cn
一、应邀出访人员收到合格邀请函后（至少提前60天），先经所在学院或部门同意并上网公示，再使用360极速浏览器登陆37000cm威尼斯网站的信息门户进入37000cm威尼斯外事综合管理系统申报出访任务，预审通过后将自动生成的所有材料（含上传材料）均自行导出打印。
二、《因公赴台人员备案表》（自动生成的），经所在部门审批后，按照干部人事管理权限，学校中层副职及以上领导干部报党委组织部备案，其他教职工报人事部备案；研究生或本科生分别报党委研究生工作部或学生工作部备案。口腔医院、中南医院、人民医院的中层正职须先报湖北省委组织部备案同意，再报组织部签批后提交申报材料。
三、提交材料(须合格、完整材料，否则无法办理)：
1、《37000cm威尼斯因公出国（境）人员申请表》（自动生成的），经各级领导和相关部门签批（公章）完成的，原件2份。如本科生、研究生赴台的，需增补其签批（公章）完成的《37000cm威尼斯本科生/研究生出国（境）申请表》（非涉密人员）（此表在本科生院、研究生院网站或在本系统的相关帮助里下载）。学生的《37000cm威尼斯因公出国（境）人员申请表》的有关部门意见栏中须有研工部或学工部的签批（公章）意见。此表为报销的重要凭证之一，请注意保存）。
2.合格的中文邀请函（上传的，须由交流所在单位发出的真实有效的函件：①须由交流所在地发出。②须为公元纪年，有邀请方签字或公章）复印件2份。
3、合格的中文详细日程安排（上传的，其中抵达、离开的时间须单独列出，并明确“台湾地区”；内容：①须以学术活动为主；②不能填为“自由活动”或“休息”等等；③须为公元纪年，有邀请方签字或公章），复印件2份。
注意上述2、3条：邀请函的时间与详细日程安排的时间、签字或公章须保持一致。
4、邀请方背景材料（上传的，word文档的简介或章程A4纸1页），复印件2份。
5、《因公赴台人员备案表》（自动生成的，一式四份的用途，请见备案表说明），经签批完成的，原件1份。
6、《赴台人员名单》（自动生成的，无需签字和盖章）用A4纸打印5份。
7、《因公出国（境）团组和人员信息公开公示表》（自动生成的），经所在部门签批（公章）完成的，原件1份。申报前须在所在部门网站公示。
8、《因公出国(境）任务和预算审批意见表》（自动生成的），经签批（公章）完成的，复印件1份(原件自存报销使用)。
9、《37000cm威尼斯因公出国（境）告知事项》（自动生成的），须因公出国（境）团组负责人亲笔签名原件1份。
10、赴台参加两岸学术会议或活动的须增补以下材料（上传的）：
1）大陆参会人员总名单，复印件2份（须有邀请方与2、3条一致签章）。
2）参加社科类会议提交论文者须有本校人文社会科学研究院签批（公章）的论文提纲，原件2份。
11、赴台参加国际学术会议或活动的须增补以下材料（上传的）：
1）所有参会人员总名单，复印件2份（须有邀请方与2、3条一致签章）。如为外文版的，还须提交中文翻译件2份。
2）参加社科类会议提交论文者须有人文社会科学研究院签章的论文提纲，原件2份。
3）邀请方的政治承诺书，复印件2份（须说明为单纯的学术会议；须有邀请方与2、3条一致签章）。
12、70岁以上人员须提交三级甲等医院近期体检的健康证明和家属同意出访的意见书以及所在单位/部门担保证明原件各1份。
13、参加外单位组团（即双跨团组）的须增补以下材料（上传的）：
1）出国（境）任务批件及全团人员名单复印件2份。
2）出国（境）任务通知书原件和复印件各1份。
3）双跨团组征求意见函原件和复印件各1份。
14、8天（含)以上出访的（除交换生外），须增补有所在部门负责人签批意见的详细说明或计划书2份。
四、经各级领导和相关部门审批和备案同意后，国际部（港澳台办）按规定程序通过OA系统行公文报请校级领导同意，并签发学校公文。
五、湖北省外国机构服务中心（信息学部国际交流服务中心209室）专办员将学校公文以及相关材料送至湖北省台办办理《赴台任务批件》及批复（确认件）（每周二和五下午送签）。
六、应邀出访人员收到国际部（港澳台办）专办员短信通知后，前往109室领取《赴台批件》或加《确认件》（此件的复印件为报销的重要凭证之一，请注意保存）及相关材料，同时与湖北省外国机构服务中心专办员结算相关费用。
七、应邀出访人员持《赴台批件》或加《确认件》及相关材料，并在《赴台批件》的30日有效期内自行前往武汉市公安局出入境管理局办理《大陆居民往来台湾地区通行证》及赴台应邀（Y）签注或持有效《大通证》（简称）仅办理Y签注。
八、出访。注意：须持有效《大陆居民往来台湾通行证》（有效签注）和高清彩色打印的《入台许可证》出入境并按照审批时间（日程安排内）执行任务。
九、出访人员返校后20天内在因公出国（境）综合服务管理系统中上传《37000cm威尼斯因公出国（境）访问、交流总结表》和《赴台批件》。如在台停留15天以上需上传不少于3000字的总结。
